멈춰 있던 업그레이드
설계 프로그램과의 충돌 경험 때문에 새 버전 전환을 미루고, 오래된 기능과 업무 불편을 감수해야 했습니다.
CLOUDOC WIN-BACK STORY
문서중앙화 윈백쌓여 있던 고민을 넘어,
문서의 기반을 다시.
5년 넘게 사용한 문서중앙화.
이제는 회사의 다음 AX를 준비할 때입니다.
제이스로보틱스는 방대한 데이터와 기존 서버를 함께 살리는 전환을 선택했습니다. 시큐어지니가 부서별 검증부터 데이터 이관, 인프라 재설계까지 함께합니다.
기존 인프라는 어떻게 달라질까요?REBUILD THE FOUNDATION기존 인프라의
기존 인프라의
새로운 역할
보유 서버ClouDoc 인프라
운영백업검색외부 DRM
자산 재활용 · 역할 재배치 · 단계적 이관
- 도입 규모
- 420 User
- 핵심 전략
- 기존 서버 재활용
- 데이터 전환
- 우선 이관 + 단계적 확대
01 / WHY WIN-BACK
계속 쓰기에도, 바꾸기에도
쉽지 않았던 문서중앙화.
윈백은 기존 솔루션을 새로운 문서중앙화로 전환하는 프로젝트입니다. 출발점은 제품 교체보다, 현업의 불편을 정확히 이해하는 일이었습니다.
대용량 문서의 작업 부담
큰 설계 프로젝트와 영상 파일을 여는 데 시간이 걸렸습니다. 중앙 저장소와 실제 작업 공간을 함께 고려할 필요가 있었습니다.
달라진 보안·협업 요구
모바일 보안, 외부 DRM, 대외문서교환, 캡처·복사·인쇄 통제와 다양한 반출 결재 방식이 필요했습니다.
AX를 위한 문서 기반
AI 검색과 생성형 AI 활용에 앞서, 회사의 문서를 안정적으로 모으고 권한에 따라 활용할 기반을 재정립하고자 했습니다.
02 / INFRASTRUCTURE REUSE
기존 서버를 살려,
ClouDoc의 역할로 재구성합니다.
기존 운영·분산·백업 장비를 용량과 용도에 맞게 다시 배치합니다. 재구성 협의안의 핵심은 보유 자산의 활용입니다.
장비 재활용 + 필요한 부분만 증설
검색 서버 메모리 증설과 사업장 간 장비 재배치를 조합한 최종 재구성 계획
기존 역할ClouDoc 구성변경 포인트
기존 메인 서버ClouDoc 메인 서버운영 역할을 이어받도록 초기화·재구성
설계용 분산 서버아산 백업 서버 1기존 설계 저장 장비를 백업 자산으로 활용
계열사 데이터 분산 서버검색 서버메모리 64GB → 128GB 증설
아산 백업 서버구미 백업 서버필요 용량을 고려해 사업장 간 재배치
구미 분산 서버ClouDoc 구미 분산 서버아산에서 이관·구성 후 구미에 재설치
구미 백업 서버외부 DRM 서버아산으로 이동해 대외 보안 서비스 구성
전환 중 ClouDoc 메인 서버아산 백업 서버 2메인 서버 이전 완료 후 백업 역할로 변경
전환 중 ClouDoc 분산 서버예비 서버후속 백업 활용을 위한 재고 자산으로 확보
이관할 때는 한곳으로, 운영할 때는 각 사업장으로.
구미 분산 서버를 아산으로 옮겨 데이터 이관과 구성을 진행한 뒤, 다시 구미에 설치하는 계획입니다. 장비 이동까지 설계해 사업장 간 데이터 이전의 효율을 높입니다.
03 / ADOPTED MODULES
저장부터 외부 협업까지,
업무에 필요한 기능을 함께.
420 User 규모의 도입 모듈 구성입니다. 본문검색을 통해 문서 활용 기반을 갖추고, 이후 AI 활용으로 확장할 토대를 마련합니다.
ClouDoc Basic
개인·부서·공용 문서함, 폴더 권한, 링크 공유와 관리 이력
DiskLock
애플리케이션·매체 통제, 보안디스크와 문서 반출 정책
DiskLock Plus
출력물 보안을 위한 보안 확장 모듈
Mobile
모바일 문서 열람, 반출 승인과 사진 촬영·서버 전송
DOC Exchange
협력사 Guest 계정과 웹 기반 문서 교환
외부 DRM
암호화 파일 전달, 온라인 인증과 열람 통제
Full Text Search
문서 본문·메타정보 검색, 폴더 접근권한에 따른 결과 제공
이중화 라이선스
서비스 이중화 구성을 위한 라이선스 도입
AI 검색·생성형 AI는 향후 확장 방향이며, 이번 도입 모듈의 본문검색과 구분됩니다.
04 / MIGRATION JOURNEY
방대한 데이터는 단계적으로.
검증 시간을 일정 안에 담았습니다.
초기 구축 계획을 기간 중심으로 정리했습니다. 일부 작업은 병행하며, 데이터량·네트워크·검증 결과에 따라 달라집니다.
- 01약 2개월
사전 검증
실제 부서 프로그램으로 호환성과 사용성을 확인하고, 운영 요구사항을 정리합니다.
- 02약 1개월
우선 데이터 이전
먼저 사용할 문서부터 옮기고 조직도·부서 폴더·권한을 함께 구성합니다.
- 03약 3주
검증과 전사 오픈
이관 검증, 사용자 보안디스크 이전, 에이전트 설치와 사용자 교육을 진행합니다.
- 04약 3개월
잔여 데이터 이전
업무용 서비스 운영과 병행해 남은 데이터를 이전하고 추가 검증합니다.
FINAL INFRASTRUCTURE PLAN
서비스 전환 후,
최종 서버 재구성은 약 4주 계획
최신 서버 재구성 협의 일정 기준
- 01장비 이동·서버 구성구성 작업 2일
- 02서버 간 데이터 이관약 2주
- 03사업장 재배치·최종 확인최종 확인 4일
- 04재구성 서버로 운영 전환최종 점검 후
05 / QUESTIONS INTO PRACTICE
부서의 질문이,
전환의 기준이 되었습니다.
단순 설치로 끝내지 않고 실제 프로그램, 작업 방식과 운영 정책을 함께 검토했습니다.
제어팀
PLC·HMI 프로그램이 보안 정책 아래에서도 동작할까요?
프로그램별 검증
저장·열기, 업로드·다운로드, 시뮬레이션과 온라인 디버깅을 문서함별로 나누어 1~3차 테스트했습니다. 정상·오류·장비 부재를 구분해 기록하고, 보안 정책을 적용한 환경에서 다시 점검했습니다.
3차 시험에도 일부 오류와 미검증 항목이 남아 있어, 모든 프로그램의 호환 완료를 의미하지 않습니다.설계·현장 업무
대용량 설계 자료와 외부 출장 중 작업은 어떻게 하나요?
작업 공간 설계
대용량 작업용 온라인 보안디스크의 역할을 정리하고, Windows 로그인 기준으로 연결할 수 있는 설정을 안내했습니다. 통신 장애 시 임시 저장하는 오프라인 보안디스크와 구분해 사용 기준을 마련했습니다.
온라인·오프라인 보안디스크 사이에서 파일이 자동 이동하는 구조는 아닙니다.인사총무·문서관리
파일 버전과 폴더 권한은 누가 관리하나요?
운영 기준 정리
수정 직전 파일이 버전으로 보관되는 원리와 갱신 주기를 설명했습니다. 반출 승인권자와 폴더 권한 관리자의 역할을 구분하고, 공용자료실 이용·관리 방법을 안내했습니다.
폴더 단위 권한과 관리자 역할에 맞춰 운영합니다.업무 시스템 담당
그룹웨어 첨부 때마다 반출 승인이 필요한가요?
업무 예외 정책
관리자가 지정한 업무 URL에 업로드 예외를 적용하는 방식을 안내했습니다. 세부 URL별 예외 범위를 확인하고, 업로드 허용과 로컬 다운로드 통제를 구분했습니다.
특정 URL의 다운로드 예외까지 동일하게 허용하는 기능은 아닙니다.외부 협업 담당
외부 DRM 인증과 문서 열람 통제는 어떻게 하나요?
외부 협업 설계
OTP 인증을 위한 메일 서버 연동 조건, 인증 이력 확인과 관리자 차단 방법을 설명했습니다. 테스트 환경의 메일 미설정 등 구성 조건을 구분해 도입 시 확인할 항목으로 정리했습니다.
인증 및 열람 통제는 서버·메일 연동 구성에 따라 적용됩니다.A NEW FOUNDATION FOR AX
만족스러운 전환.
이제, 다음 AX를 준비합니다.
오랫동안 쌓인 문서중앙화의 고민을 넘어 ClouDoc으로 성공적인 서비스 전환을 이루었습니다. 기존 인프라의 최종 재구성까지 이어가며, 기업의 문서를 다음 성장의 기반으로 만들어갑니다.
문서 자산의 단계적 전환업무별 보안·운영 기준 정립기존 서버 활용을 통한 투자 자산 보호
우리 회사의 문서중앙화,
어디서부터 바꿔야 할까요?
데이터 이전과 기존 인프라 활용까지.
막연했던 전환의 고민, 시큐어지니와 함께 풀어보세요.